Как вести учет расходов на ГСМ?

Перед бухгалтером любой компании, владеющей автотранспортом, неизбежно встает вопрос об учете расходов на ГСМ. Как оптимизировать этот процесс и не тратить время на разбор бумажек – путевых листов и талонов? Как организовать работу водителей, чтобы система расхода топлива была прозрачной и надежной?  Можно ли использовать современные компьютерные технологии, чтобы вести учет расходов на ГСМ – точно и без лишних усилий?

Виноватых нет

Если у компании есть хотя бы один автомобиль, который она использует для своих транспортных нужд, то в обязательном порядке придется пользоваться путевыми листами. Именно путевые листы - первичный бухгалтерский документ, подтверждающий, что машина использовалась для корпоративных нужд и соответственно денежные средства, потраченные на поездку, подлежат списанию.

В заполнении путевого листа принимает участие сразу несколько лиц. Это и водитель, и механик, и диспетчер-нарядчик. Должны быть заполнены все графы, в том числе, и те, которые кажутся малозначимыми. Обязательно нужно заполнять раздел «Задание водителю» - в нем должно быть указано по заданию какого подразделения выезжает автомобиль и по какому адресу. Обязательно должно фиксироваться количество пройденных километров – механик обязан снять показания спидометра до поездки и по завершению ее. А у бухгалтера, пожалуй, самая трудная задача - необходимо добиться правильного заполнения путевого листа от всех участников процесса.

Путевые листы должны оформляться со всей тщательностью и вниманием. Неграмотно или не полностью заполненный путевый лист может быть признан в ходе проверки налоговой недействительным. Тогда вы не только не сможете списать потраченный бензин, но и можете попасть под штрафные санкции. Путевые листы должны регистрироваться в специальном журнале Учета путевых листов, оформленном в соответствии с унифицированной формой №8.

В помощь бухгалтеру

Спасение бухгалтеров в автоматизации учета. Они уже давно мечтают о средстве, которое помогало бы в электронном виде вести учет расходов на ГСМ и облегчило бы их работу по списанию топлива. К счастью, такое средство уже разработано компанией SKT SOFT - это портал электронного управления корпоративным автопарком ID20. Он позволяет бухгалтеру ПОЛНОСТЬЮ ИЗБАВИТЬСЯ ОТ БУМАЖНОЙ ОТЧЕТНОСТИ, связанной с автопарком, и хранить все документы на безопасном надежном сервере в электронном виде, а в случае необходимости их можно распечатать на любом компьютере.

С Id20 все операции по автопарку – от подачи заявки до бухгалтерского отчета можно вести под полным контролем. Этот портал позволяет учитывать отработанное водителями время, скорость и качество их работы, контролировать остатки и расход топлива без дополнительного оборудования по каждому водителю или каждой машине.

Большим преимуществом портала ID20 перед аналогичными электронными средствами управления в том, что он легко интегрируется с 1С-Бухгалтерией. Вся база данных, хранящаяся на ID20, может быть выгружена в 1С - о чем раньше можно было только мечтать. Работать с ID20 легко и просто, в системе удобный и понятный интерфейс,ее не нужно специально устанавливать на свой компьютер. Доступ к ней возможен через Интернет с любого компьютера и даже с современного мобильного телефона.

ID20 не дает сбоев и не ломается. Не нужно привлекать программистов, чтобы работать с ним. Для бухгалтеров пользование этой системой является гарантией того, что бардака в делах автопарка не будет, а учет расходов на ГСМ будет вестись аккуратно и грамотно.

Начните работать ID20 прямо сейчас – убедитесь, что это просто и выгодно.Позвоните по телефону 8(495)984-04-14 - узнайте, как подключиться к порталу и приступить к работе.