Как вести учет путевых листов и ГСМ в современной компании

Привычная картина для диспетчерской автопарка – горы бумажек, неразбериха с документами, случаи нецелевого использования топлива, приписки рабочих часов и простои машин. Как положить этому конец? Как организовать учет путевых листов и ГСМ, чтобы для махинаций не осталось ни одной лазейки и деньги компании «не вылетали в трубу»?

Учет и контроль

Там, где отсутствует система хорошо налаженного и постоянно действующего контроля, всегда есть место для нарушений – будь-то несоблюдение трудовой дисциплины, проблемы с ведением отчетности, неэкономное использование ресурсов, а то и их хищение. Давно замечено, что само существование четкого учета и строго контроля сводит к минимуму возможные злоупотребления. Другое дело, что контролировать работу сотрудников приходится таким же сотрудникам, а это, как правило, самое «слабое звено». Человеческий фактор может свести на нет все усилия по организации жесткого контроля, поэтому лучше всего, когда это процесс автоматизирован и подконтролен только «умной машине».

Если программа «зависла»

В большинстве компаний отчетность продолжают вести «дедовским» способом. Путевые листы заполняются вручную, их регистрируют в журнале движения путевых листов, на основании данных из них составляются по мере необходимости отчеты. Понятно, что времени на эту работу уходит масса, вот почему некоторые предприятия были вынуждены перейти на компьютерные программы по учету работы автопарка. С одной стороны это должно было уменьшить трудоемкость работы и облегчить учет путевых листов и ГСМ, но на деле получилось, что такое нововведение еще больше усложнило процесс.

Компьютерная программа не способна работать сама по себе – ее нужно установить, настроить, научить персонал работать на ней, да еще устранять, появляющиеся в ходе работы проблемы и ошибки. Если этого не делать своевременно, то работать на ней будет невозможно. Единственный выход – держать в штате «компьютерщика», который будет ею постоянно заниматься, что само по себе довольно накладно.

Есть выход!

Из-за неудобства обслуживания и использования компьютерных программ многие компании перешли на использование технологии SaaS «Софт как услуга». В этом случае не требуется покупать  никаких программ, нужно лишь приобрести право использования компьютерной технологии и использовать ее удаленно без установки у себя в компании. Так можно решить вопрос снижения корпоративных затрат на использование, обслуживание и администрирование автоматизированной системы.

Примером такого современного высокотехнологичного сервиса является система управления корпоративным автопарком ID20, разработанная компанией SKT SOFT. Она решает задачи планирования работы сотрудников,  учета путевых листов и ГСМ, следит за эффективностью работы всего автопарка компании в целом.

ID20 является комплексным ИТ-решением для бизнеса автоперевозок, она дает возможность:

  • настраивать базовый модуль под особенности бизнеса

  • объединять систему контроля с современной спутниковой навигацией

  • подключать модуль ГЕОПОЗИЦИИ

  • автоматизировать работу с заявками и путевыми листами

  • контролировать все автотранспортные бизнес-процессы

  • вести учет дисциплины труда сотрудников

  • отслеживать  скорость и качество работы персонала

  • планировать, контролировать и анализировать эффективность работы каждого сотрудника

  • контролировать расход ГСМ по каждой машине и сотруднику

  • планировать техобслуживание автомобилей

  • заниматься корректным бюджетированием и снижением затрат на автотранспорт

Позвоните по телефону 8(495)984-04-14 и получите доступ к системе, чтобы оптимизировать ваш бизнес в части автотранспортных услуг.