Как вести учет путевых листов?

На вопрос «Нужно ли вести учет путевых листов» любой бухгалтер, не задумываясь, даст утвердительный ответ. Это необходимо для того, чтобы подтвердить целенаправленность затраты денежных средств на приобретение горюче-смазочных материалов.

Путевый лист – это первичный документ, подтверждающий работу автомобиля и водителя. Для бухгалтерии только наличие путевого листа доказывает факт использования автомобиля и расхода топлива. Маршрут следования, указанный в этом документе, да к тому же с отметками контрагентов, служит доказательством эксплуатации техники в служебных, а не в личных целях.

Зачем они нужны

Кроме «бухгалтерских» оснований для оформления и учета путевых листов есть еще и другие причины. Этот документ является средством контроля над дорожным движением. Необходимость его оформления прописана в «Правилах дорожного движения». Путевой лист предъявляется работникам ГИБДД по их требованию и служит доказательством того, что машина не угнана.

Тонкости оформления

Путевые листы необходимо оформлять, даже если поездка совершается не на автомобиле компании, а на арендованном автомобиле. Можно использовать унифицированную форму документа, а можно – собственный бланк, утвержденный приказом руководства компании. Все реквизиты этого документа должны быть заполнены. Особенно это касается графы «Маршрут следования». В ней нужно указывать конкретный адрес, а не общие фразы типа «по городу», «в офис клиента». Иначе налоговые органы могут посчитать расходы на топливо необоснованными.

Учет путевых листов по правилам

Путевые листы «открываются» перед выездом водителя на задание, а «закрываются» после его прибытия в гараж. Правильно оформленные и «закрытые» документы регистрируются в "Журнале учета движения путевых листов", который используется для контроля движения этих первичных документов. Этот журнал, как и сами путевые листы по распоряжению Минтранса должны храниться 5 лет.

Современные способы учета

Поскольку путевые листы служат основанием для начисления заработной платы водителям и списания горюче-смазочных материалов, они представляют собой важный материал для анализа деятельности транспортного отдела по ключевым показателям. Однако анализировать данные по бумажным формам достаточно неудобно, даже если в распоряжении компании всего один автомобиль, а если их больше – тогда это практически невыполнимая задача.

Существуют современные программные средства, позволяющие вести автоматизированный учет путевых листов. Хотя все они обладают рядом существенных недостатков:

  • требуется установка программного обеспечения на компьютер
  • к конфигурации компьютера, предъявляются специальные требования
  • необходимо дополнительно затрачивать средства на обучение сотрудников работе в таких программах

Поэтому все большую популярность приобретает новая комплексная онлайн система ID20 

Это надежный и наглядный способ вести не только учет путевых листов, но и полностью управлять корпоративным автопарком в любое время и с любого компьютера – достаточно иметь доступ в Интернет. ID20 предоставляет возможность в электронном виде оформлять путевые листы и вести их строгий учет. Этот вариант оптимально подходит для анализа деятельности транспортного отдела компании с целью оптимизации его работы.