Как управлять автопарком

В наши дни собственным автопарком обладают даже совсем небольшие компании. При этом, главной ошибкой большинства менеджеров является то, что они  рассматривают процесс управления автопарком не как серьезную и сложную задачу, а как «неизбежные производственные расходы».

Для того чтобы грамотно организовать процесс управления автопарком необходимо придерживаться основных принципов комплексного анализа. Ведь организация автопарка  не заканчивается на покупке транспортных средств, а с этого только начинается.  Необходимо вести строгий контроль за их эксплуатацией и содержанием,  т.е. техническое обслуживание, своевременное приобретение горюче-смазочных материалов,  ремонт и даже затраты на продажу. И все эти действия необходимо проводить в комплексе. Продвинутые fleet-менеджеры утверждают, что концентрация на каких-либо определенных аспектах может повлечь за собой только лишние расходы и негативные финансовые результаты. Кроме того стоит иметь в виду, что качество автопарка  в первую очередьвлияет на репутацию компании.

Компании имеющие в своем распоряжении более десяти автомобилей должны иметь четко сформулированные правила по их эксплуатации, а также специального сотрудника, который обязан следить за их исполнением.

Проблема заключается в том, сформулировать единые правила, подходящие для всех компаний невозможно. Каждая имеет свои особенности, зависящие от специфики бизнеса, однако есть ряд принципов, универсальные для любой сферы:

  1. Не существует универсальных советов. Каждый вопрос в зависимости от конкретной ситуации решается с учетом основных целей и имеющихся возможностей.  Это касается и форм финансирования. Для начала необходимо  провести тщательный анализ спроса, предложения, потребностей и ожиданий вашей компании и лишь потом выдвигать варианты решения.
  2. Унификация. Необходимо рационально классифицировать все транспортные средства по принципу однотипности. Несмотря на длительность процесса, он имеет достаточно высокую эффективность. Такая классификация позволяет не только сохранить имидж компании, но и достичь значительной экономии при эксплуатации автомобилей.
  3. Ремонт. Некоторые компании заботу и содержание автомобиля поручают тем сотрудникам, которые пользуются данным автомобилем. В том случае если компания хочет самостоятельно следить за ремонтом и обслуживанием транспортных средств, то экономичнее всего  будет обратиться специализированный сервис.
  4. Расходы на эксплуатацию.  Затраты  на содержание автопарка и его эксплуатацию являются важной статьей расходов. Поэтому уделять внимание этому вопросу необходимо на стратегическом уровне.
  5. Обслуживание. Речь идет о тех сервисах, которые производители предоставляют со своими автомобилями. Поэтому, приобретая автомобиль, менеджер обязан узнать условия  и услуги этих сервисов, тем самым выявить потенциальную экономию для компании.
  6. Внешние ресурсы. При работе с корпоративным автопарком, привлечение  внешних ресурсов необходимо не  только для организации процесса управления, но и для  таких составляющих как ведение документации,  сервисное обслуживание и т.д.
  7. Стратегия развития. Организуя работу автопарка в первую очередь необходимо определить и сформулировать стратегию. Другими словами она представляет собой корпоративную автомобильную политику и свод принципов по работе с автопарком.
  8. Функции менеджера. В обязанности менеджера входит контроль над всеми процессами, касающимися эксплуатации автопарка, а так же взаимодействие с сервисными, страховыми, финансовыми, консалтинговыми и другими организациями.
  9. Имидж. Для того чтобы поддерживать имидж компании нельзя допускать, чтобы  руководство компании ездило на люксовых автомобилях, а рядовые сотрудники на старых и убитых машинах.

Постоянный контроль над расходами на обслуживание и содержание автопарка является  обязательной задачей при организации его слаженной эффективной работы.

Современным средством такого контроля можно считать систему управления корпоративным автопарком ID20. Она помогает решать задачи по планированию работы сотрудников, вести учет путевых листов и ГСМ, следит за эффективностью работы всего автопарка компании в целом. Кроме того, система удачно интегрируется с 1С-бухгалтерией и позволяет организовать на предприятии электронный документооборот.

Узнайте прямо сейчас о других возможностях ID20 - позвоните телефону +7 (495) 984-04-14