Как списывать расходы на бензин

Если  автопарк организации состоит хотя бы из одного автомобиля, то вполне закономерно встает вопрос  об учете расходов на топливо. Учитывая современный уровень цен на бензин, принцип «сколько наездили, столько и спишем», может сильно уменьшить налогооблагаемую базу, вызвав недовольство налоговиков.

Согласно Налоговому кодексу РФ списание горюче-смазочных материалов возможно с помощью двух способов. Руководствуясь п. 1 ст. 254 НК  ГСМ бензин можно приравнять к материальным затратам в том случае, если транспорт принимает непосредственное участие в процессе производства. В том случае, если речи идет о сопроводительных и управленческих нуждах, то горюче-смазочные материалы можно списать вместе с прочими расходами, связанными с производством и реализацией. В связи с этим, если автомобили автопарка используются для обеих целей, то учет топлива следует вести раздельно.

Все расходы на топливо и смазочные материалы подлежат нормированию. И хотя это требование не прописано в Налоговом кодексе, оно вытекает из потребности обоснования расходов с целью их дальнейшего учета. Для того чтобы как-то лимитировать расход топлива, необходимо использовать нормы, утвержденные распоряжением Минтранса РФ от 14 марта 2008 г. №АМ-23-р. Несмотря на то, что они носят по большей части рекомендательный характер, все контролирующие органы и финансовые ведомства взяли  их на вооружение. В том случае, если марка используемого автомобиля отсутствует в нормативном акте, то лимит нужно рассчитать самостоятельно на основе технических характеристик и  рекомендаций завода- изготовителя. Рассчитанные нормативы должны быть заверены и утверждены руководителем предприятия и прописаны в его учетной политике.

Для обоснования расходов ГСМ необходимо два основных документа. Первый и самый главный - путевой лист, документ первичной отчетности, подтверждающий  факт использования топлива в производственных целях. В Федеральном законе от 21.11.1996 г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» прописана унифицированная форма, однако в соответствии со спецификой бизнеса, организации могут разработать такую форму самостоятельно. Главное, чтобы она содержала все необходимые обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9  названного закона.

Второй важный документ, необходимый для списания топливных расходов  - контрольно-кассовый чек с АЗС, где был приобретен бензин. Чек должен содержать информацию о количестве приобретенного топлива, соответствующее путевому листу.

В конце месяца все данные по расходу бензина складываются на основании путевых листов в общую сумму и списываются.