Как правильно заполнять журнал движения путевых листов

Путевой лист- это самый главный документ первичной отчетности. Именно он является подтверждением факта оказания транспортных услуг. Путевые листы имеют несколько форм, соответствующих различным категориям транспорта, и подлежат обязательному учету в специальном журнале. О том, как правильно заполнять журнал движения путевых листов расскажем в данной статье.

Для организаций и индивидуальных предпринимателей, владеющих собственным автопарком законодательством РФ установлена специальная унифицированная форма журнала учета движения путевых листов №8.
Обложка журнала должна содержать информацию о полном наименовании организации, ОГРН, а также период, за который в данный журнал вносится информация. На обратной стороне журнала необходимо поставить подпись руководителя и печать.
Все листы журнала должны быть оформлены единообразно в виде таблиц, в колонках которых указываются следующие реквизиты:

  • Номер путевого листа
  • Государственный номер и марка транспортного средства
  • Паспортные данные водителя
  • Сроки рейса
  • Показания спидометра

Все выписанные документы подлежат обязательному учету независимо от того, на какой срок они выданы. Если путевой лист выдается на срок более одного дня - это так же стоит указать в примечании. Так же в журнале необходимо указать перечень лиц, ответственных за его ведение, подтвержденный их подписями.

Диспетчер автопарка обязан правильно заполнять журнал движения путевых листов не допуская халатности, так как он  является официальным источником информации для ведения отчетности. Данные, содержащиеся в журнале, позволяют оргазовать контроль над деятельностью водителей и являются основанием для начисления им заработной платы. Для бухгалтерии же информация о расходах топлива, пробеге и времени простоя автомобиля дает возможность рассчитать общую сумму всех затрат.

Нормы потребления топлива рассчитывается по индивидуальным показателям, установленным для каждой марки и модели автомобиля. Базовая норма равна количеству литров на 100 км пробега.
Для расчета расхода топлива для легкового автомобиля необходимо умножить базовую норму топлива на нормативный расход топлива в литрах и на пробег транспортного средства. Полученный результат подлежит корректировке при помощи поправочного коэффициента, зависящего от условий эксплуатации автомобиля, позволяющего понизить или повысить норму расхода.
Данные поправки зависят от времени года (колебание от 5 до 20%), от вида дорожного покрытия и населенности городов. Например, в поселках этот показатель равен 5%, а в городах –миллионниках  достигает 20%. Кроме того, в сложных дорожных условиях (песчаные заносы, гололед и т.д.) норма может быть увеличена до 50%.

За правильное заполнение журнала движения путевых листов несут ответственность как руководители предприятий и учреждений, так и лица, отвечающие за эксплуатацию транспортных средств и участвующие в заполнении документа.