Как правильно вести учет движения путевых листов

Как ведется учет движения путевых листов в вашей компании? Также как и много лет назад – бланки заполняются от руки, а потом регистрируются в журнале? Знаете ли вы, что сейчас многие российские компании перешли на безбумажную бухгалтерию? Для того чтобы оформить путевой лист водителю уже не приходится заезжать в гараж – достаточно выйти в интернет с мобильного телефона. Попробуем разобраться какой из вариантов удобнее.

Как в прошлом веке

Все привыкли, что путевые листы оформляются диспетчером или сотрудником, отвечающим за это. Их выписывают на стандартном бланке. Заполняться путевые листы должны полностью, ведь это первичный бухгалтерский документ. Он служит для учета работы автотранспорта. На его основе проводят многие бухгалтерские расчеты – начисляют заработную плату водителям, учитывают расход топлива, определяют пройденный километраж, чтобы рассчитать амортизацию. Однако самое главное для чего путевой лист необходим бухгалтерии – это списание денежных средств, потраченных на покупку топлива. Именно с помощью путевого листа можно подтвердить, что топливо расходовалось на служебные нужды, а не какие-то другие.

Что должен иметь путевой лист в строго обязательном порядке:

- порядковый номер и дату выдачи

- время выезда и прибытия

- данные на машину

- данные на водителя

- показания спидометра до и после поездки

- отметка о техническом состоянии машины

- отметка о физическом состоянии водителя

- цель поездки

- маршрут поездки

Последние два пункта являются немаловажными. Из-за небрежного заполнения или вообще из-за отсутствия записей в этой графе путевые листы, зачастую, признаются недействительными при налоговой проверке, а значит, деньги, потраченные на эту поездку, не могут быть отнесены в расходную часть компании.

По окончании поездки водитель должен сдать путевой лист диспетчеру, а тот обязан подписать его и зарегистрировать в специальном журнале - журнале учета путевых листов. И сам журнал, и все путевые листы должны храниться в автопарке на протяжении 5 лет - они могут понадобиться при налоговой проверке.

Именно так предписывает законодательство вести учет движения путевых листов. Можно ли, что-то изменить в этой привычной схеме – ведь она далека от совершенства. Путевые листы - это очень информативный документ и не только для бухгалтерии. По информации, содержащейся в нем, можно делать выводы о качестве работы каждого водителя, о расходе топлива на той или другой машине, о количестве времени отработанном каждым водителем. Но  проанализировать всю эту информацию, заключенную в бумажные бланки – очень трудоемкая работа. Вот когда на помощь могут прийти современные технологии.

Как можно сегодня вести учет движения путевых листов

Компания SKT SOFT разработала современную комплексную онлайн-систему ID 20, направленную на оптимизацию работы автопарка. Отдельный функциональный блок этой системы предназначен для работы с путевыми листами. Он выполняет все операции - от создания путевых листов до формирования отчетов на основании информации, полученной из них. Работать в этой системе чрезвычайно легко, для этого не нужно проходить специальное обучение. Войти в нее можно с любого компьютера или современного мобильного устройства. Так водитель, завершивший один рейс, может не заезжать в гараж за следующим путевым листом, а оформить его дистанционно, воспользовавшись системой ID 20.

Эта система строго контролирует заполнение каждой графы путевого листа. Учет движения путевых листов ведется автоматически. На его основе можно запросить любой отчет – сколько бензина реально расходует каждая машина, как часто за месяц каждый водитель выезжал на задания и т.п. На основании этих данных можно смело делать организационные выводы – кого-то поощрять, а к кому-то присмотреться повнимательнее.

Узнайте прямо сейчас о других возможностях системы ID20, позвонив по телефону 8(495)984-04-14. Начните работать в системе, чтобы убедиться в ее эффективности