Как организовать учет автопарка

Корпоративный автопарк является важным и необходимым подразделением практически для любой компании. Насколько проще и удобнее решать многие проблемы, когда ты «на колесах». Съездить в банк, отвезти товар клиенту, выехать на встречу – при наличии автомобиля это не составит никакого труда. Однако, как и любой бизнес-процесс, автопарк нуждается в регулярном целенаправленном управлении и контроле.

Для того  чтобы эффективно управлять автопарком необходимо решать следующие задачи:

1. Осуществлять грамотное и своевременное техобслуживание автомобильных средств

2. Контролировать исправность и сроки ремонта машин, закупку необходимых запасных деталей, инструментов и материалов

3. Готовить автомобили к выезду - медицинское освидетельствование водителей, проверка готовности машин, подготовка всей необходимой документации. 

4. Обеспечивать выполнение диспетчерских функций - координация, согласование, корректировка, вызов специальных служб в экстренных ситуациях.

5. Составлять маршруты движения и графики, следить за расходом ГСМ и комплектующих

От того насколько своевременно и в полном объеме выполняются эти задачи зависит эффективность управления автопарком – а значит увеличение срока службы техники и оптимизация всех рабочих процессов.

Пока в вашем корпоративном автопарке одна-две машины, организовать грамотный учет автопарка не составит труда. Достаточно поручить одному из сотрудников эту работу и контролировать ее выполнение. Со временем количество машин может увеличиться, а значит, возрастет и число забот, связанных с обслуживанием и учетом автопарка. 

В идеале нужна автоматизированная система, позволяющая решать текущие задачи, выполнять анализ проведенной работы, заниматься бюджетированием. Существующие сейчас компьютерные программы, которые предназначены для поддержки автопарка, не всегда удобно использовать. Они вроде бы и решают некоторые проблемы, но вместе с тем создают определенные дополнительные трудности. 

Прежде всего, компьютерная программа сама по себе требует дополнительного внимания. Необходимо иметь соответствующий компьютер, чтобы она могла на нем работать, саму программу нужно устанавливать, а потом следить за ее корректной работой. В случае сбоя программы можно потерять важные данные, а чтобы восстановить ее работу придется вызывать специалиста-компьютерщика. Ко всему прочему необходимо потратить время, а иногда и средства, чтобы научить своих сотрудников работать на ней.

Вот почему все больше компаний склоняются сейчас к другому варианту. Учет автопарка просто и удобно вести, используя портал электронного управления корпоративным автопарком ID20. Он не требует финансовых затрат на дополнительные мощности и легко внедряется, с ним не нужно беспокоиться о сохранности данных – они будут храниться на защищенном удаленном сервисе. В любой момент, как только потребуется можно обратиться к ним, имея лишь компьютер, ноутбук, планшет или современное мобильное устройство с выходом в интернет.

В ID20 удобно вести учет автопарка – планировать работу водителей, следить за расходом топлива и оптимальным использованием всех имеющиеся ресурсов. Большим преимуществом является тот факт, что ID20 легко интегрируется с системой 1C-бухгалтерия. Это позволяет избавиться от бумажного документооборота и вести учет автопарка полностью в электронном виде. Это не означает, что ID20 не позволяет работать с бумажными формами, напротив – любой документ, хранящийся в ID20 можно распечатать, когда это будет необходимо.

Чтобы убедиться в удобстве ID20, начните работать в ней. Позвоните прямо сейчас по телефону 8(495)984-04-14, чтобы получить доступ в систему.