Как организовать эффективный учет затрат по автотранспорту

Содержание корпоративного автотранспорта является важной статьей расходов для каждой организации. Затраты на приобретение ГСМ, ремонт и техосмотр, парковку, мойку и страхование – это основные расходы, связанные с содержанием автомобилей. Учет затрат по автотранспорту – это необходимый этап при бюджетировании и планировании работы любой компании. Эксплуатация автотранспорта подразумевает различные затраты, которые нуждаются в жестком контролировании - утрата контроля грозит многочисленными потерями и злоупотреблениями.

Любую компанию волнуют проблемы организации рационального и эффективного учета затрат. Учет затрат по автотранспорту складывается из:

  • контроля над расходом ГСМ, запасных частей и шин

  • вычисления достоверного пробега автомобиля

  • контроля над приобретением запасных частей на автотранспорт

  • контроля соблюдения утвержденных смет расходов на обслуживание машин

  • контроля затрат на ремонт техники

  • выявления резервов расходов на автотранспорт

Основными статьями затрат на содержание автотранспорта являются:

- заработная плата водителей, механиков, диспетчеров - основная и дополнительная с отчислениями на социальные нужды

- ГСМ: топливо, смазочные и эксплуатационные материалы

- замена и ремонт автомобильных шин

- ремонт и техобслуживание автомобилей

- общепроизводственные и общехозяйственные расходы

По старинке

Как правило, в компании учет этих затрат производится на основании первичной документации – путевых листов, чеков за покупку ГСМ. Если этот процесс организован «по старинке» - путевые листы заполняются от руки, а затем регистрируются в журнале, то возможность для эффективного учета и контроля практически отсутствует. Учет отработанного времени водителями, фактически израсходованного топлива и действительного пробега затруднен, поэтому возможны различные нарушения и махинации.

Закрыть эту «черную дыру», высасывающую из компании огромные денежные средства, можно лишь одним способом – свести человеческим фактор к минимуму. Учетом и контролем над расходом средств должны заниматься «бездушные» машины, а не люди, которые всегда стремятся проявить «креативность», когда речь идет о деньгах компании.

Себе дороже

Сейчас существует большое количество программ, позволяющих организовать компьютерный учет затрат по автотранспорту. Все они обладают различными преимуществами и одним общим недостатком – это, все-таки, программы. А значит,  они требуют установки, настройки, отладки, устранения ошибок во время эксплуатации. Сотрудники автопарка, гаража или транспортного отдела не привыкли иметь дело с программами – их придется обучать этому, а в штат вводить программиста, который отвечал бы за работоспособность программы. Кроме того, не на все компьютеры можно установить программу по учету, только на те, которые отвечают ее системным требованиям. Поэтому придется обновлять и парк компьютерной техники заодно. Накладный какой-то учет получается… Выходит, чтобы сэкономить в одном месте придется потратить в другом.

Выход есть

Компания SKT SOFT учла все недостатки, имеющихся программных продуктов, и создала принципиально отличное средство, позволяющее легко и надежно управлять автопарком компании. Это портал электронного управления корпоративным автопарком ID20. Он решает все сложности и проблемы и наилучшим образом организует учет затрат по автотранспорту. Его уже используют многие российские компании, в результате чего их расходы на содержание автопарка сократились практически на четверть. ID20 - это не программа, это удаленный безопасный портал на котором будут обрабатываться и храниться данные по вашему автопарку.

ID20 – современное, надежное и удобное средство управления корпоративным автопарком. Позвоните по телефону 8(495)984-04-14, чтобы обсудить возможность подключения к порталу и самому убедиться в этом.