Как обосновать расходы на приобретение ГСМ?

Путевой лист - это главный документ первичной отчетности, служащий для учета и контроля работы водителя и транспортного средства. Выезд на маршрут без оформления путевого листа наказывается предупреждением или  штрафом в размере 100 руб.

Из Приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152 следует, что обязательными реквизитами, зафиксированными в путевом листе являются:
- наименование и номер путевого листа;
- данные о сроке действия путевого листа;
- данные о транспортном средстве;
- данные о владельце транспортного средства;
- данные о водителе.
Кроме того, документ должен содержать в себе показания одометра, дату и время выезда и возвращения автомобиля в гараж, а так же информацию о результатах предрейсового и послерейсового медосмотра водителя.
Полностью заполненный путевой лист выполняет функцию доверенности на управление транспортным средством и служит отчетным документом, обосновывающим отсутствие автомобиля в гараже.

Расходы на приобретение ГСМ

Согласно пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ, уменьшить налогооблагаемую прибыль транспортных компаний можно при помощи материальных расходов на топливо. Обычно, расходы на приобретение горюче-смазочных материалов подтверждаются чеками с заправочных станций и документами от поставщика на передачу топлива. Однако налоговые инспекторы  чаще всего говорят о том, что для обоснованного включения расходов на приобретение ГСМ в расчет налоговой базы этих документов недостаточно.

Как доказать налоговикам, что топливо использовалось в предпринимательской деятельности, а не для личных нужд? Для обоснования расходов на приобретение гсм необходим путевой лист. Его цель - подтвердить использование автомобиля в рабочих целях, именно поэтому проверяющие настойчиво рекомендуют указывать в путевом листе маршрут следования, ибо иначе доказать правомерность расходов практически невозможно.

В большинстве случаев арбитры поддерживают налоговых инспекторов. Так, в Постановлении от 21.10.2009 N А33-13602/08 ФАС ВСО сказано: целью составления путевого листа является, в том числе подтверждение обоснованности расхода горюче-смазочных материалов, что дает право судить о факте использования автомобиля сотрудниками в служебных целях. Однако существуют и противоположные постановления судей, где было  решено, что маршрут следования автомобиля не является необходимым реквизитом путевого листа. Обычно это касается только нетранспортных организаций, которые используют транспортные средства исключительно для внутренних нужд. Для компаний-перевозчиков применение типовых путевых листов обязательно.

Этот вывод сделан на основе положений ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" где говорится о возможности принимать к учету документы первичной отчетности лишь в  том случае, если они составлены по форме, закрепленной в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
В Письме Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, указано, что одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение ГСМ, является путевой лист, содержащий обязательные реквизиты. Поэтому, при заполнении документа следует уделять особое внимание заполнению именно  обязательных "минтрансовских" реквизитов.

Путевые листы, с незаполненными графами не могут являться законными доказательствами несения расходов на приобретение ГСМ.

Благодаря новым компьютерным технологиям стало возможным избежать подобных промахов и нарушений. Новейшая система управления корпоративным автопарком ID20 - эффективное  и современное средство, позволяющее вести точный учет всех перевозок компании. ID20 дает возможность не только оптимизировать затраты и грамотно распределить бюджет, но и добиться экономии более чем на 20%.
Благодаря удобному и интуитивно понятному интерфейсу, работать с ID20 легко и просто. Система не требует установки на компьютер, и доступна к использованию с любого устройства имеющего выход в Интернет.
Система управления корпоративным автопарком ID20 позволяет не только наладить работу системы контроля расхода топлива, но и успешно решить такие задачи как:

  • пресечение хищений топлива и его нецелевого использования;
  • сокращение издержек на содержание автопарка;
  • повышение эффективности работы диспетчеров и водителей.

Чтобы получить доступ к уникальной системе ID20 и начать с ней работать прямо сейчас, просто позвоните по телефону 8(495)984-04-14