ИТС в работе автопарков: интервью с Михаилом Комаровым

Современное автопредприятие представляет собой сложный механизм с различными видами техники, производимых работ, людскими ресурсами и экономическими моделями. О системах, позволяющих перевести работу в цифровую сферу, интегрировав созданные ИТС в работу предприятия, мы разговариваем с руководителем проекта ID20 Михаилом Комаровым.

- Михаил Александрович, как электронная система управления для корпоративных автопарков оптимизирует цикл работ?
- Электронная система управления ID20 представляет собой единое облачное информационное пространство, в котором содержатся все данные о вашем автопарке, принципах работы и документообороте. В программе заложены основные алгоритмы для управления автопарком, которые позволяют полностью автоматизировать выполнение ежедневных операций «нажатием одной кнопки».

- Как осуществляется взаимодействие с другими отделами внутри компании?
- Весь процесс работы в системе максимально прозрачен — каждый сотрудник имеет личный аккаунт доступа в систему с персонально настроенными правами и возможностями для работы с данными. Доступ в систему возможен в любое время суток с любого мобильного устройства, имеющего выход в Интернет.

- А с внешними структурами?
- На сегодняшний день ID20 интегрирована практически со всеми online-кабинетами: ГЛОНАСС, «ПЛАТОН», АВТОДОР, ГИС, ГМП, ГИБДД, ТОПЛИВНЫЕ ПРОВАЙДЕРЫ (все), системы спутникового мониторинга, бухгалтерские программы.
Интеграция с ГИБДД позволяет получать своевременную информацию о ДТП, получении штрафов, их оплате, вести рейтинг нарушений и аварийного вождения. Возможность оперативной проверки действительности водительского удостоверения, наличия лицензии, проверка водителя через Федеральную службу судебных приставов и многое другое.

Интеграция со спутниковой системой помогает отслеживать стандартные маршруты по заданиям и выявить их отклонения. Благодаря этой функции можно отследить расход топлива, анализировать рабочее время и выработку водителя, посмотреть время поездок и простоев, оценить скорость движения. Система может быть привязана к конкретным маршрутам, нарядам и заданиям. От водителя не требуется детального отчета за рабочий день, так как руководитель может объективно оценить эффективность работы и ее фактическое выполнение. То есть просто-напросто проанализировать, сколько раз поднимался кузов при выгрузке сыпучих материалов, насколько активно работала дорожная техника по уборке снега или мойке улиц и многое другое. Учитывая, что в программе доступен большой объем пространства для облачного хранилища, то для полной прозрачности работы водители имеют возможность загружать данные с видеорегистраторов в онлайн-режиме. Благодаря этому можно практически полностью исключить злоупотребление рабочим временем и корпоративным транспортом в личных целях.

Интеграция с программами бухучета позволяет перевести всю документацию в электронный вид. Данные о выпуске ТС на линию, путевые листы, учет пробегов, топлива, ремонтов, рабочего времени водителей, полностью прозрачная система движения наличных денег, их зачисление и списание. Это не полный список возможностей, позволяющих уйти от бумажной волокиты и вести электронный документооборот.
В связи с тем, что все данные сразу же подгружаются в систему, одним из главных преимуществ системы является возможность сформировать отчет по любому выбранному параметру. 

- Как выстраивается отчетность по работе автопарка?
-
На сегодняшний день Правительство РФ предъявляет водителям транспортных средств и руководителями автопарков высокие требования, касающиеся, в первую очередь, снижения аварийности на дорогах, а также правильности учета работы машин, списания топлива, начисления и оплаты налогов. Хотя каждый из контролирующих органов — УГАДН, МАДИ, ГИБДД, ФНС — отслеживает свой участок, все ведомства так или иначе работают с одними и теми же документами. Например, возьмем к рассмотрению путевой лист — главный документ первичной отчетности.

Сегодня к его оформлению предъявляются довольно высокие требования: он должен содержать полную информацию о компании, данные о водителе и транспортном средстве (прохождение предрейсового контроля, технический осмотр, данные о маршруте, использование топлива и прочее). Выдача каждого путевого листа в обязательном порядке должна сопровождаться записью в специальном журнале, который является одним из основных документов, подлежащих проверке контрольными органами. В программе ID20 процесс работы с путевыми листами полностью автоматизирован. Все бизнес-процессы по выпуску автомобилей и формированию путевой документации происходят по заложенному алгоритму. Водитель, приходя на смену, проходит все необходимые предрейсовые проверки, информация о которых вносится в систему, и перед отправлением получает полностью заполненный распечатанный путевой лист. Это позволяет не только оптимизировать работу, но и отказаться от большого штата диспетчеров.

Раз уж мы затронули вопрос о безопасности, то в программе ID20 есть модуль, который разработан специально для обучения и повышения квалификации водителей. Он позволяет дистанционно проходить информационно-обучающие тренинги с последующим тестированием по безопасности дорожного движения. Кроме того, этот модуль может применяться для оценки уровня знаний при приеме новых водителей в штат. Вся информация записывается с личную карточку водителя и хранится для дальнейшего анализа.

- Что можно сказать о внедрении системы?
- Установка системы происходит достаточно быстро, буквально в течение одного дня, однако настройка продукта под конкретные задачи, как правило, требует времени и очень высокого внимания. В среднем, внедрение программы и настройка «под ключ» занимает от 3 до 6 месяцев, причем большая часть времени уходит на составление технического задания и понимания бизнес-процесса клиента. Мы предлагаем пакеты с различными наборами функциональности, владельцу нужно лишь выбрать, что именно ему необходимо. То есть мы не просто продаем продукт, но и помогаем внедрить его и рассказать обо всех нюансах, которые позволят автоматизировать максимальное количество процессов в автопарке.

Нами разработаны специальные обучающие программы, ориентированные на пользователей различного уровня. Это подробные программы для руководителей, позволяющие самостоятельно администрировать систему, и стандартные для рядовых сотрудников. Обучение возможно провести как в виде семинаров, так и дистанционно—например, в виде вебинара. Не стоит пугаться сложностей, система имеет простой, интуитивно понятный интерфейс и удобна для использования на любом устройстве.

Мы всегда идем навстречу своим клиентам, поэтому всегда внимательно выслушиваем и стараемся принять во внимание их пожелания и решить возникшие сложности. Оптимизировать настройки, внедрить именно те решения, которые позволят решить ключевые задачи каждого конкретного бизнеса и позволить компании перейти на следующую ступень развития.

- С какими ошибками и сложностями приходится сталкиваться?
- Основная ошибка заказчиков—желание пустить все на самотек. Многие считают, что стоит им купить программу — и все сразу наладится, без каких-либо усилий. Это в корне неверно. Для того, чтобы получить максимальный эффект от внедрения программы, необходима тщательная настройка, требующая четкого понимания основных бизнес-процессов компании. Для этого необходимо воспользоваться услугами специалиста или заказать такую услугу у нас.

Другой частой ошибкой, как следствие из предыдущей, является делегирование обязанностей по настройке IT-продукта неграмотному или незаинтересованному специалисту с низким уровнем компьютерной грамотности. Порой дело поручают сотруднику, который не заинтересован в прозрачности процессов учета и финансов, или тому, кто имеет смутное понимание бизнес-процессов компании. Мы не навязываем свои услуги, но благодаря накопленному опыту всегда готовы выступить в качестве консультантов, помочь в достижении нужного итогового результата, просчитывая развитие событий на несколько шагов вперед.

- И, наконец, каковы бизнес результаты?
- Внедрение системы ID20 позволяет сократить расходы и получить экономию в среднем до 20% от использования средств на корпоративный транспорт.

Однако положительный эффект заключается не только в прямых экономических выгодах, но во многом в повышении производительности труда и высвобождении  управленческих ресурсов предприятия. За счет исключения человеческого фактора происходит снижение махинаций, воровства, ошибок персонала, оборот предприятия вырастает в среднем на 3–5%. Благодаря тому, что система в сотни раз быстрее обрабатывает информацию и огромные массивы данных, формирует графики и отчетность, значительно сокращается время на выполнение ежедневных операций, и сотрудники могут использовать свое время для решения более актуальных задач, направленных на развитие компании.