Используете автомобиль? Не забудьте оформить путевой лист!

Если компания владеет хотя бы несколькими автомобилями, то составление путевого листа уже является для нее обязательной процедурой. Строго соблюдать процедуру их оформления должны не только транспортные перевозчики, но и компании с собственным или арендованным транспортом. Какими же формами документов следует пользоваться и какие существуют правила их заполнения.

Путевой лист является одним из самых важных документов водителя, его наличие обязательно для него в первую очередь как участника дорожно-транспортного движения. Согласно Правилами дорожного движения РФ от 23 октября 1993 г. N 1090,водитель обязан иметь при себе путевой лист и передавать его для проверки сотрудникам полиции и по их требованию в установленных законом случаях. Путевой лист, как и доверенность, является законным подтверждением права водителя управлять вверенным ему организацией транспортным средством. Несоблюдение данного требования влечет за собой наказание в виде предупреждения или штрафа в размере 100 рублей. Основная функция путевого листа - подтверждение производственной направленности расходов на ГСМ. Именно путевые листы являются доказательством того, что автомобиль использовался именно в производственных, а не личных целях. Поэтому, путевой лист является главным документом первичной отчетности и должен быть оформлен по всем правилам.

Форма

Сегодня организации имеют право использовать утвержденную Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78 унифицированную форму путевого листа. Обязательной к применению она является лишь для предприятий, для которых транспортные перевозки - основной вид деятельности. Остальные же организации могут самостоятельно разработать свою форму путевого листа, подтверждающего произведенные расходы.

Преимуществом самостоятельно разработанной формы документа можно назвать тот факт, что правила заполнения путевого листа обязывают  указывать все обозначенные реквизиты. Но ведь намного удобнее отражать в собственной форме лишь нужные реквизиты, чем заполнять бесполезные строки.

Содержание

В Федеральном законе N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" приведен перечень обязательных реквизитов для первичных учетных документов, а именно:
- наименование и номер документа;
- дата составления;
- полное название организации, от имени которой составлен документ;
- цель хозяйственной операции;
- имена и должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции;
- личные подписи с расшифровкой указанных лиц.
В 2008 г. Минтранс  дополнил приведенный перечень следующими данными:
- информация о сроке действия путевого листа, либо дату начала и окончания срока его использования;
- сведения о собственнике транспортного средства(адрес, номер телефона);
- сведения о транспортном средстве (тип и модель, государственный регистрационный знак, показания одометра при выезде транспортного средства из гаража и по его возвращению);
- сведения о водителе (Ф.И.О., дата и время проведения медицинского осмотра).

Нужен ли "маршрут"?

Несмотря на то, что в перечне Минтрансовских Обязательных реквизитов о графе «Маршрут» нет упоминания, проверяющие обращают особое внимание именно на эту информацию. По мнению налоговиков, отсутствие информации о пункте следования автомобиля, не подтверждает расходы на приобретение ГСМ, и не может доказывать факт использования автомобиля в служебных целях. Поэтому, заполнять данный раздел следует очень внимательно, не допуская таких размытых формулировок, как "по городу". Как показывает практика, то в данном вопросе арбитражные суды как правила на стороне налогоплательщика. Если организация не является автотранспортной, то основанием для признания расходов документально подтвержденными может считаться наличие ведомости учета ГСМ, первичных документов на приобретение ГСМ, актов списания ГСМ и путевого листа.
Однако, чтобы застраховать себя, организациям все же имеет смысл включить в форму путевого листа данный реквизит

А что с "медосмотром"?

Обязательной является и информация о  предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотрах водителей. Федеральный закон N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения" предусматривает, что юридические лица, осуществляющие деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, обязаны проводить подобные осмотры. В противном же случае они должны привлекаться к административной ответственности штрафом:
-на граждан в размере от 1500 до 2000 руб.,
-на должностных лиц от 3000 до 4000 руб.,
-на юридических лиц от 30 000 до 40 000 руб.
Компании, не специализирующиеся на транспортных перевозках привлечь к ответственности по законодательству нельзя.
Согласно существующей практике, медицинский осмотр водителей лучше все же проводить. Во-первых, это поможет избежать судебных споров, а во-вторых, заполнение путевых листов в полном соответствии с законодательством не вызовет лишних вопросов у налоговиков.
Упорядочить все данные и упростить работу всех подразделений автопарка теперь стало возможно при помощи онлайн-портала управления корпоративным автопарком ID20, разработанного компанией. Данный портал позволяет формировать путевые листы в электронном виде и получать отчеты по любому заданному параметру.
Узнайте прямо сейчас о других возможностях системы ID 20, позвонив по телефону 8(495)984-04-14.