Электронный документооборот против бумажного
В последние годы идея ухода от бумажного документооборота и переход к электронному все активнее продвигается правительством. Ведение бумажной документации доставляет много проблем не только ИП и небольшим компаниям. Главное преимущество ведения электронного документооборота (СЭД) состоит в том, что она позволяет максимально упростить процесс взаимодействия сотрудников между собой, оптимизировать обмен важными документами и сэкономить их время.
Система электронного документооборота позволяет решить две фундаментальные задачи:
- обеспечить электронный обмен документами с государством (отчеты в налоговую, ПФР, фонды соцстраха и т д.);
- обеспечить электронный обмен документами между бухгалтерией и водителями.
Можно считать, что СЭД — это процесс обмена документами в электронном виде, при этом все они обладают юридическим статусом, равнозначным тому, который имеют их бумажные эквиваленты. Юридическую силу гарантирует им Федеральный закон №63-ФЗ «Об электронной подписи».
Введение СЭД поможет решить проблему расстояния, отделяющего компанию от сотрудника. Так, теперь водителю совершенно не обязательно ехать в офис, чтобы получить путевку - он может самостоятельно распечатать ее и отправится на маршрут.
Кроме того, даже если сотрудник находится в другом городе, получить отчет он может буквально за считанные секунды - достаточно лишь иметь доступ в интернет.
Введение электронного документооборота позволяет избежать необходимости общаться с представителями налоговой инспекции и стоять в очередях. При этом налоговая инспекция относится к таким документам намного лояльнее по тем же самым причинам: они ускоряют работу сотрудника. Переход от бумажного документооборота к СЭД дает не только повышение скорости работы, но и оптимизацию расходов компании.
По новым правилам с 1 января 2014 года предоставлять отчеты об НДС необходимо в электронном виде. Для обмена электронными документами были созданы операторы электронного документооборота, в обязанности которых входит обеспечение правильной эксплуатации и поддержки СЭД для пользователей.
Разработанная компанией SKT soft система управления корпоративным автопарком Id20 позволяет сократить бумажный документооборот и оптимизировать процессы управления автопарком. Руководитель и бухгалтерия может формировать и распечатывать отчеты по любым необходимым параметрам, а водители получать путевки не простаивая в кабинетных очередях компании.
Как показывает практика, сложностей с проверяющими органами не возникает - путевые листы хранятся на удаленном сервере и могут быть распечатаны из архива за любой период времени.
Чтобы получить доступ к системе электронного управления корпоративным автопарком просто позвоните по телефону +7(495)984-04-14 или подайте заявку на главной странице системы.
