Электронные путевые листы: возможно ли это?

Если в вашей компании имеется, пусть и небольшой, но автопарк, то вы наверняка сталкивались с целым рядом проблем по его управлению. Это и необходимость  эффективного планирования, и контроль работы сотрудников, и своевременное техобслуживание. Опыт организации такой работы даже 10 лет назад безнадежно устарел. Мир не стоит на месте - бумажные носители вытесняются электронными. Возможно ли полностью перейти на компьютерное обслуживание и избежать бумажной волокиты? Электронные путевые листы – миф или реальность?

По нашим законодательным правилам использование корпоративного автотранспорта без оформления путевого листа запрещено. Путевый лист – это важный документ, который является основанием для списания ГСМ и для начисления заработной платы водителям. Он используется для формирования бухгалтерской отчетности, а кроме того в нем содержится информация, анализ которой дает представление об эффективности работы автопарка в целом. Поэтому, если и имеет смысл говорить об электронных путевых листах, то таких, которые легко интегрируются с системой 1С-бухгалтерия и поддаются компьютерному анализу по ключевым параметрам.

Необходимо, чтобы электронная форма такого путевого листа имела поля для заполнения фактических дат для корректного расчета отработанного времени и создания разнообразных вариантов табелей учета. Хотя и допускается оформление путевого листа на срок до месяца, на деле путевки выдаются на один или несколько дней. Программа должна вычислять разницу времени в часах между выездом и возвратом машины в гараж и учитывать при необходимости переход между сутками. Самый сложный вариант – это вести учет посменной работы водителей на крупных предприятиях, поскольку речь может идти о десятках вариантах сменного графика.

Данные, получаемые из путевых листов очень важны. Информацию о количестве отработанных водителем часов, взятую из путевых листов, используют при начислении зарплаты. Электронные путевые листы особенно будут полезны при определении размера вознаграждения водителей, работающих на разных транспортных средствах с применением различных почасовых тарифов. Расчет по отношению к тонно-километрам или пробегу, тоннажу и количеству рейсов, времени или расстоянию тоже представляется довольно сложным. В любом случае использование электронной таблицы Excel в качестве электронного путевого листа или журнала учета путевых листов является совершенно неоправданным.

Для ведения электронных путевых листов было бы оптимально использовать мощное интерактивное, но обладающее простым и понятным интерфейсом, средство. Портал электронного управления корпоративным автопарком ID20  отвечает всем этим требованиям. Он действительно позволяет вести электронные путевые листы, а информацию, содержащуюся в них использовать для аналитического учета и планирования.

«Плюсы» ведения электронных путевых листов на ID20:

  • ID20 это не программа, а значит не требуется ее установка, отладка и устранение неисправностей

  • подходит для любого вида бизнеса, можно учесть любые особенности компании

  • не требуются особые знания и навыки

  •  экономия средств - путевые листы могут оформлять сами водители
  • все данные могут выгружаться в систему 1С-бухгалтерия и использоваться для ведения отчетности

ID20 действительно можно забыть о старых временах и бумажных технологиях. Электронные путевые листы – это реально! Уже завтра они могут быть в вашей компании. По вопросу доступа на портал электронного управления корпоративным автопарком позвоните по телефону 8(495)984-04-14.