Минфин разъяснил какие документы являются подтверждением поездки в командировку на личном автомобиле

Для того, чтобы списать расходы на поездку сотрудника в командировку одной служебной записки недостаточно. Потребуются первичные документы, которые подтверждают использование сотрудником автомобиля для служебной поездки. К таким выводам пришел Минфин России, отвечая на частый вопрос в письме от 20.04.15 №03-03-06/22368

По новым правилам оформления командировок сотрудник, который использовал личный автомобиль в командировке, должен составить служебную записку с датами начала и окончания поездки (в соответствии с п. 7 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749).

Однако, служебная записка не является документом, подтверждающим расходы на проезд, а также расходы во время нахождения в пути. Для списания затрат на топливо, парковку, платные дороги и т.д. необходимы первичные документы. А именно: путевой лист, чеки и квитанции с заправок, парковок, пунктов пропуска. Путевой лист докажет не только факт использования транспорта, но и период командировки, так как в нем указаны даты и время выезда и возвращения. По этим датам и будет рассчитываться за сколько дней нужно оплачивать суточные.

Из письма не ясно, в каком размере можно учитывать расходы на проезд. По мнению ФНС учитываемые затраты не должны превышать нормы компенсации за использование личных автомобилей, установленные постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 92 (письмо от 21.05.10№ ШС-37-3/2199). То есть 1200 или 1500 рублей в месяц в зависимости от объема двигателя. Но в Минфине считают, что расходы на проезд никак не нормируются, и эти затраты относятся к командировочным (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), а не компенсации за использование личного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если для поездки в командировку сотрудник использует служебный автомобиль, споров не возникает. В этом случае можно учитывать все расходы, которые возникли в связи с поездкой. Главное, чтобы они были подтверждены первичными документами: путевым листом, чеками и т.д.