Для чего нужен журнал учета движения путевых листов

Если у вашей компании есть, пусть и небольшой автопарк, то вы представляете, с каким количеством бумаг приходится сталкиваться при ведении отчетности. Заявки, чеки, путевые листы, журналы всех видов – количество документов постоянно растет. Некоторые из них требует заполнять бухгалтерия, а другие ведутся скорее по привычке и неизвестно для чего они нужны. Мало того, что приходится заполнять путевые листы – без них машина не может выехать в рейс, так еще их нужно регистрировать в специальном журнале. Попробуем разобраться, для чего на самом деле нужен журнал учета движения путевых листов.

Кто, куда, зачем

Перед выездом машины из автопарка в обязательном порядке заполняется путевой лист. Ведением этой документации занимается сам диспетчер, либо специально выделенный сотрудник. В путевой лист заносится информация о водителе и автомобиле, а также данные о цели поездки и маршруте следования. «Открытый» путевый лист забирает с собой в рейс водитель. Теперь представим такую ситуацию, что в автопарке не ведется журнал учета движения путевых листов. Тогда по каким документам можно определить какие водители на каких автомобилях уехали на задание, где и какое поручение они выполняют. Таким образом, получается, что этот журнал является важным документом для автопарка.

Утрата путевого листа

Представим, такую ситуацию - водитель потерял путевой лист. Как его можно восстановить? Ведь он необходим для бухгалтерской отчетности. Только на основании путевых листов происходит списание горюче-смазочных материалов. Нет путевого листа – значит нет подтверждения, что топливо было использовано в служебных целях. Тут на выручку может прийти журнал учета движения путевых листов, поскольку вся информация, содержащаяся в путевке, дублируется в этом журнале.

Кто лучше всех работает

Из журнала учета движения путевых листов можно почерпнуть много информации, касающейся управления персоналом. Проанализировав данные, занесенные в него, можно определить качество работы каждого сотрудника – сколько времени требуется на выполнения задания, сколько топлива при этом тратиться, как часто водитель выезжает на задание. Жаль, что на такой анализ требуется очень много времени и  труда, поэтому руководители так редко прибегают к нему. Тратить время, перелистывая страницы, подсчитывая и выписывая цифры, уже никто не хочет.

Журнал учета движения путевых листов в электронном виде

Вопрос о возможности ведения этого журнала в электронном виде поднимался уже давно. В этом случае значительно облегчилась бы работа и по его ведению, и по анализу информации, содержащейся в нем. На рынке информационных технологий стали появляться различные программы для автопарков компаний, позволяющие вести журнал на компьютере. Проблема была решена, но только частично. Ведь в идеале автопаркам требуется современное средство электронного управления, которое могло бы объединить все операции по учету, контролю и управлению автопарком.

Компании SKT SOFT удалось найти современное эффективное решение. Она создала ID20 - портал электронного управления автопарком компании, который дает возможность вести всю отчетность по автопарку в электронном виде. Это позволяет эффективно планировать работу, контролировать процесс расхода ресурсов, грамотно распределять бюджет и вести мониторинг за автотранспортом и работой персонала.

ID20 - это наглядная и простая система анализа и контроля работы всего автопарка. С ее помощью можно не только вести журнал учета транспортной компании в электронном виде, но и полностью формировать базу данных, относящуюся к работе автопарка, а также интегрировать все данные с программой 1С-бухгалтерия, чтобы использовать их при формировании налоговой отчетности.

Начните работать в ID20 прямо сейчас, чтобы убедиться в ее преимуществах.

Позвоните по телефону 8(495)984-04-14, чтобы узнать о подключении к системе.