Арендованный транспорт

Для получения транспортного средства во временное пользование необходимо заключить договор аренды. Согласно этому договору, арендодатель предоставляет имущество арендатору на определенный данным договором срок. В течение этого срока все расходы по эксплуатации, топливные, ремонтные и иные расходы несет арендатор. Условия оплаты и компенсации на содержание транспорта могут быть различными и зависят от внешних факторов.

Если расходы на ГСМ несет арендатор, их учет идентичен с ситуацией, когда эксплуатируется собственное транспортное средство. Арендную плату относят к прочим расходам, связанным с производством, независимо от того, у кого арендован автомобиль. Однако статус арендодателя оказывает влияние на налоговую ситуацию. Если автомобиль арендован у физического лица, то на время работы на транспортное средство выписывается путевой лист, так как машина вверяется в распоряжение организации. При этом НК РФ позволяет включать в расходы, уменьшающие налогооблагаемый доход, все средства, затраченные на содержание производственного имущества, в том числе и гсм.

Безвозмездное пользование автомобилем

Другим вариантом сотрудничества может стать заключение договора безвозмездного пользования автомобилем. Согласно этому договору получатель автомобиля должен содержать его в исправном состоянии. Производить текущий и капитальный рекорд на протяжении всего срока действия договора.

Расходы организации на содержание безвозмездно полученного автомобиля уменьшают налогооблагаемую прибыль в общеустановленном порядке. Расходы на горюче-смазочные материалы учитываются аналогично арендованной машине, так как находиться она в распоряжении организации.

Компенсации работникам

Если в служебных целях используется личный транспорт сотрудников, то все расходы им возмещаются в виде компенсации. Величина компенсации определяется письменным договором, заключенным между сторонами трудового договора. В нее входят расходы на техническое обслуживание, износ, текущий ремонт и горюче-смазочные материалы. Компенсация выплачивается в тех случаях, когда работа сотрудника связана постоянными разъездами.

Письмом Минфина России от 21.07.1992 № 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок" установил конкретный размер компенсации, определяемый интенсивностью использования личного транспорта сотрудником в служебных целях.

Сумма компенсации имеет фиксированный размер и начисляется ежемесячно, вне зависимости от количества календарных дней в месяце. Самым проблематичным в подобной ситуации является подтверждение факта использования автомобиля сотрудником. Так как путевые листы в подобном случае не составляются, доказательством может служить разъездная ведомость или иной подобный документ.

Выплачиваемая компенсация, налогом на доходы физических лиц не облагается. Нормативы исчисления налога установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Расходы на выплату компенсаций относят к прочим расходами и в налоговом учете приписывают к  дате фактических выплат. Так как автомобиль не является служебным, то расходы на топливо и смазочные материалы в целях налогообложения не учитываются.