Актуальные вопросы по выписке путевых листов

Каждый бухгалтер, которому приходится сталкиваться с учетом путевых листов, наверняка не раз задавался вопросами: можно ли выписывать путевой лист на срок более чем один день и обязательно ли использование типовой формы документа?

Срок действия документа

Документы первичной отчетности необходимо составлять с такой регулярностью и таким образом, чтобы анализируя их данные можно было судить об обоснованности расходов компании.

Росстат, в письме от 3 февраля 2005 г. № ИУ-03-22/257, сообщает, что путевой лист выписывается только на одну рабочую смену. И только лишь в случае командировки, если водитель находится на задании более суток, возможна выдача листа на более длительный срок.

Однако Минфин России в письме от 3 февраля 2006 г. № 03-03-04/2/23 высказал следующее: путевой лист можно выписывать на значительное более длительный срок- на неделю или даже месяц. Главное, чтобы он обеспечивал учет расхода горюче-смазочных материалов, а так же количество отработанного времени. Тогда он сможет использоваться предприятием для налогового учета и подтверждения расходов. Приняв такое решение, о частоте составления путевой документации, предприятию необходимо утвердить его в учетной политике.

В судебной практике есть прецеденты, когда организации оформляли путевые листы раз в месяц(постановление ФАС Северо-Западного округа от 5 апреля 2004 г. № А56-22408/03) и судьи принимали положительное решение.

Названые нами разъяснения в первую очередь касаются путевых листов, подтверждающих обоснованность расходов на ГСМ при вычислении налога на прибыль. При этом налоговые органы могут сослаться на положения Инструкции № 25н, где говорится о том, что бюджетные учреждения обязаны применять унифицированные формы документов первичной отчетности. Путевые листы входят в перечень форм документов класса 03 Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) и подлежат выдаче на один день. Поэтому, во избежание возникновения конфликтных ситуаций с проверяющими органами рекомендуем составлять путевой лист ежедневно.

Об использовании произвольной формы 

В пункте 59 упомянутой Инструкции № 25н сказано, что для списания ГСМ постановлением Госкомстата Россииустановлены конкретные унифицированные формы документов. Это касается бюджетных организаций. Остальные компании имеют право разработать собственные бланки путевой документации. Это решение так же необходимо закрепить в учетной политике. 

Самостоятельно разработанная компанией форма путевого листа должна включать все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 и отвечать требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

В разработанной «собственной» форме помимо обязательных реквизитов организация может указать любую информацию, необходимую для организации учета вашей бухгалтерии.