Особенности учета ГСМ на предприятии

Наличие любых видов транспортных средств на предприятии неразрывно влечет за собой расходы, связанные с горюче-смазочными материалами. В данной статье мы попробуем разобраться с нормами и особенностями учета ГСМ в расходах компании.

Обычно учет ГСМ в любом автопарке и определение нормы их расхода вызывает множество вопросов. Правильно списание расходов на обслуживание и эксплуатацию транспортных средств способно значительно уменьшить налогооблагаемую базу на прибыль.

В первую очередь все затраты на горюче-смазочные материалы должны быть рассчитаны, экономически обоснованы и подтверждены документально. Только при соблюдении этих условий такие затраты можно будет отнести к расходам организации на ГСМ.
Прежде всего, следует уточнить, что в понятие ГСМ входит не только топливо, но и прочие материалы, необходимые для нормального функционирования транспортного средства.

К ГСМ относится:

§  Все виды топлива (газ, дизель, бензин);

§  Смазочные материалы (масла, смазки, применяемые в процессе ремонта, обслуживания и эксплуатации транспорта);

§  Тормозные, охлаждающие жидкости.

Как правильно списать ГСМ?

Все расходы на горюче-смазочные материалы списываются на основании установленных нормативов. Их можно взять из законодательных актов и распоряжений Минтранса РФ, либо разработать самостоятельно.

Рассчитать норму списание ГСМ можно двумя способами:

1.    На основании технической документации к транспортному средству можно вычислить нормы расхода топлива в соответствии с сезоном года, погодными условиями и степенью загрузки дорог.

2.    Наиболее оптимальный вариант - проведя замеры и проанализировав параметры фактического использования транспортных средств.

Как правильно произвести замеры расхода топлива?

Замеры расхода топлива необходимо проводить следующим образом:

Пустой бак заполняется топливом по максимуму, записывается количество залитого топлива и показания спидометра. Затем транспорт эксплуатируется в обычном режиме до тех пор, пока содержимое бака не закончится. Затем показания спидометра записываются еще раз. Путем нехитрых вычислений получаем количество километров,  которое удалось проехать на данном объеме топлива. На основании этих данных можно рассчитать расход топлива на 1 км. Эти показатели и будут нормой расхода топлива.

Для того чтобы привести показатели к среднему значению, замеры необходимо провести несколько раз и при различных погодных условиях. При этом нужно учитывать такие факторы как время года, загруженность дорог, загруженность транспорта, простои автомобиля с включенным двигателем. Можно пойти другим путем: замеры провести в стандартной ситуации, а для случаев отклонения от обычных условий эксплуатации разработать поправочные коэффициенты.

Все полученные сведения и параметры закрепляются в акте, который подписывает специально созданная  для измерений комиссия.

При определении и расчете норм расхода ГСМ необходимо помнить, что все утвержденные величины должны быть экономически обоснованы и не быть завышенными. Так как при слишком высоких показателях у представителей налоговой инспекции могут появиться множество  дополнительных вопросов.